Document management at the Municipal Archive of Cariacica, Espírito Santo, Brazil: new directions for an old dilemma

Authors

DOI:

https://doi.org/10.51359/2318-4183.2021.249068

Keywords:

municipal public archive; documentary fund; document management; temporality table

Abstract

Public archives have a special role in municipal administrations in view of their importance for the provision of services to citizens and for decision making by municipal administrators. Based on this statement, the objective of this study is to analyze, under the prism of document management, the archival reality in a municipal context. It is a qualitative research, through a case study, through a bibliographic survey. After analyzing the data collected, it can be said that the General Archive of Cariacica, in the State of Espírito Santo, has numerous problems regarding the necessary infrastructure for the treatment of documents produced by the municipality. It is concluded that there is a long way to go to improve the management of documents in the municipal area, mainly due to the scarcity of human, technological and financial resources.

Author Biographies

Maira Cristina Grigoleto, Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação (PPGCI) da Universidade Federal do Espírito Santo (UFES), e Subchefia do Departamento de Arquivologia (UFES), Brazil

Doutora e Mestre em Ciência da Informação pelo Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação (UNESP/Campus de Marília).
Professora Adjunta da Universidade Federal do Espírito Santo (UFES), no Departamento de Arquivologia (Centro de Ciências Jurídicas e Econômicas/CCJE) e Professor Permanente do Mestrado em Ciência da Informação.
Professora Adjunta da Universidade Federal do Espírito Santo (UFES), no Departamento de Arquivologia (Centro de Ciências Jurídicas e Econômicas/CCJE). Doutora e Mestre em Ciência da Informação pelo Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação (UNESP/Campus de Marília); Licenciada em História pela Universidade Metodista de Piracicaba (UNIMEP). Atuou como pesquisadora junto ao Instituto de Pesquisas e Planejamento de Piracicaba (IPPLAP) e Conselho de Defesa do Patrimônio Cultural de Piracicaba (CODEPAC). Foi professora de História e História da Arte na rede particular de ensino; pesquisadora e curadora na reestruturação do Museu Histórico e Pedagógico "Prudente de Moraes" (Piracicaba/SP). Possui experiência nas áreas de História, Educação, Ciência da Informação e Arquivologia, atuando principalmente na linha de produção e organização da informação <magrigo@hotmail.com>
  

Marcelo Calderari Miguel, Universidade Federal do Espírito Santo - Ufes, Brazil

UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPÍRITO SANTO – UFES; Bacharel em Biblioteconomia (Ufes); Bacharel em Ciência Contábeis pela Faculdade de Estudos Administrativos de Minas Gerais (FEAD); e Discente de Iniciação Científica do curso de formação em Políticas Arquivísticas (Ufes) <marcelo.miguel@edu.ufes.br>

Benedito José Simão, Universidade Federal do Espírito Santo - Ufes, Brazil

Bibliotecário e Gerente do Arquivo Público Municipal, Cariacica - ES; Sócio-Administrador da BJ Organizações LTDA.

Universidade Federal do Espírito Santo - Ufes, Brazil; Discente de Arqeuivologia, Laboratório de Sistemas de Informação Digital (Labsid) da UFES e o grupo de pesquisa Archivum: Sociedade, Informação e Cultura; Grupo de pesquisa em Políticas Arquivísticas I do Curso de Graduaçãoem Arquivologia da Universidade Federaldo Espírito Santo.bjorganizacoes@hotmail.com

References

ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005. 232 p. (Publicações Técnicas, 41). Disponível em: http://www. Arquivo nacional.gov.br/images/pdf/Dicion_Term_Arquiv.pdf. Acesso em: 17 nov. 2020.

BARROS, D. S.; AMELIA, D. Arquivo e memória: uma relação indissociável. Transinformação, Campinas, v. 21, n. 1, p. 55-61, abr. 2009. Disponível em: https://www.scielo.br/pdf/tinf/v21n1/04.pdf. Acesso em: 07 nov. 2020.

BRASIL. [Constituição (1988)]. Constituição da República Federativa do Brasil de 1988. Diário Oficial República Federativa do Brasil, Brasília, DF, out. 1988. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/constituicao/constituicao.htm. Acesso em: 27 nov. 2020.

BRASIL. Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de Arquivos públicos e privados. Diário Oficial República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 04 jan. 2002. Disponível em: www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2002/d4073.htm. Acesso em: 28 nov.2007.

BRASIL. Lei Complementar 101. Lei de Responsabilidade Fiscal, estabelece normas de finanças públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências. Diário Oficial República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 04 maio 2000. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp101.htm. Acesso em: 28 dez. 2020.

BRASIL. Lei Complementar nº 131, de 27 de maio de 2009. Acrescenta dispositivos à Lei Complementar no 101, de 4 de maio de 2000, que estabelece normas de finanças públicas, voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras providências. Diário Oficial República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 27 maio 2009. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/lcp/lcp131.htm. Acesso em: 28 nov.2007.

BRASIL. Lei n. 8.159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política nacional de Arquivos públicos e privados e dá outras providências. Diário Oficial República Federativa do Brasil, Brasília, DF, 1991. Disponível em: www2.camara.leg.br/legin/fed/lei/1991/lei-8159-8-janeiro-1991-322180-normaatualizada-pl.html. Acesso em: 27 nov. 2020.

BRASIL. Lei n° 12.527, de 18 de novembro de 2011. Regula o acesso a informações. Dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações. Diário Oficial República Federativa do Brasil, Brasília, 18 nov. 2011. Disponível em: www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm. Acesso em: 5 nov. 2020.

CANALI, H. Arquivo público retorna à sociedade mais moderno e com mais conforto para a população. Secretaria de Planejamento, Pará, 24 out. 2017. Disponível em: http://seplan.pa.gov.br/arquivo-p%C3%BAblico-retorna-%C3%A0-sociedade-mais-moderno-e-com-conforto-para-popula%C3%A7%C3%A3o. Acesso em: 10 jan. 2021.

CARIACIA (ES). Edital de Chamada Pública nº 20/2014. Processo nº 33076/2014/SEMAD. [Locação de imóvel pessoa física e/ou jurídica]. Cariacica: Secretaria Municipal de Administração, https://www.cariacica.es.gov.br/wp-content/uploads//2014/10/EDITAL-CHAMAMENTO-P%C3%9ABLICO-N%C2%B020-2014-ALUGUEL-ARQUIVO.pdf

CARIACIA (ES). Decreto nº 111, de 09 de julho de 2019. Cria a comissão permanente de avaliação de documentos (CPAD) e define suas atribuições. Diário Oficial Do Município, Cariacica, ES, 14 ago. 2019. Disponível em: www.cariacica.es.gov.br/static/files/diario/DI%C3%81RIO%20OFICIAL%20MUNICIPAL%2014-08-2019%20-%20%20EDI%C3%87%C3%83O%20N%C2%BA%201139%20-%20MLCOELHO%20(assinado).pdf. Acesso em: 28 nov. 2020.

CARLI, D. T.; FACHIN, G. R. B. A Lei de Acesso à Informação e a gestão de documentos. Biblios, n. 66, p. 47-59, 2017. Disponível em: http://www.scielo.org.pe/pdf/biblios/n66/a05n66.pdf. Acesso em: 28 nov.2007.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Subsídios para a implantação de uma política municipal de arquivos: o arquivo municipal a serviço dos cidadãos. Rio de Janeiro: CONARQ, 2000. 21p.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Criação e Desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais: Transparência e acesso à informação para o exercício da cidadania. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2014. Disponível em: http://www.conarq.gov.br/images/publicacoes_textos/Cartilha_criacao_arquivos_municipais.pdf. Acesso em: 10 dez. 2021.

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. A Campanha. Campanha de Criação e Desenvolvimento de Arquivos Públicos Municipais. 2020. Disponível em: https://www.gov.br/conarq/pt-br/assuntos/campanha-arquivos-municipais-publicos/a-campanha. Acesso em: 10 jan. 2020.

COOPER, D. R.; SCHINDLER, P. S. Métodos de Pesquisa em Administração. 10. ed. Porto Alegre: Bookman, 2011.

CORTES, M. D. F. A Acessibilidade nos Arquivos públicos. 2011. 86 f. Monografia (Especialização em Gestão em Arquivo s) - Universidade Federal de Santa Maria, 2011. Disponível em: https://repositorio.ufsm.br/handle/1/1395. Acesso em: 07 nov. 2020.

FABEN, A.; RODRIGUES, A. C. Identificación de los documentos de archivo em los parâmetros de la diplomática y la tipológía documental. Anuario Escuela de Archivología, XI, p. 161-182, 2019. Disponível em https://revistas.unc.edu.ar/index.php/anuario/article/view/30052/30807. Acesso em: 10 dez. 2020.

FEITOZA, R. A. B.; DUARTE, E. N. Documentos, Arquivo e práticas arquivísticas: bases necessárias à memória no ambiente organizacional. Logeion: Filosofia da Informação, v. 7, n. 1, p. 206-227, set. 2020. Disponível em: http://revista.ibict.br/fiinf/article/view/5420. Acesso em: 07 nov. 2020.

FERNÁNDEZ, J. B. R. La gerencia de informacion: el caso de los archivos. Biblios, v. 4, n. 16, p. 3-13, jun./dez. 2003. Disponível em: http://eprints.rclis.org/5461/1/2003_018.pdf. Acesso em: 07 nov. 2020.

GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2009. 175 p.

HAIR JUNIOR, J. F.; BABIN, B.; MONEY, A. H.; SAMOUEL, P. Fundamentos de métodos de pesquisa em administração. Tradução Lene Belon Ribeiro. Porto Alegre: Bookman, 2007, 471p.

LORENZI, F. J. Repensando as problemáticas e perspectivas na (re)Implantação de um Arquivo Público Municipal: um estudo de caso do Arquivo Público Municipal de Chapecó – SC. In: SEMINÁRIO DA FUNDAÇÃO ESCOLA DE SOCIOLOGIA E POLÍTICA DE SÃO PAULO (FESPSP), 6., 2017, São Paulo. Anais [...]. São Paulo: USP, 2017. p. 1-25.

MACHADO, H. C; CAMARGO, A. M. A. Como Implantar Arquivos Públicos Municipais. 2ª. ed. São Paulo: Arquivo do Estado, 2000. 88p.

MACNEIL, Heather. Correntes em transformação. In: EASTWOOD, Terry; MACNEIL, Heather, organizadores. Correntes atuais do pensamento arquivístico. Belo Horizonte: UFMG, 2016.

MINAYO, M. C. S. O desafio do conhecimento: pesquisa qualitativa em saúde. São Paulo: Hucitec/ABRASCO, 1994.

PEDRAZZI; F. K.; PAVÃO, L. S. A importância da implantação de arquivos públicos municipais:estudo de caso da Prefeitura Municipal de Dilermando de Aguiar (RS). Revista Sociais & Humanas, v. 31, n. 1, p. 169-181. Disponível em: https://periodicos.ufsm.br/sociaisehumanas/article/view/28115/pdf. Acesso em: 10 jan. 2021.

ROCHA, D. L.; SCHMIDT, C. M. D. S. Plano de classificação do serviço de diagnóstico por imagem do hospital universitário de medicina veterinária da universidade federal fluminense: a identificação arquivística como processo intelectual de análise. In: CONGRESSO BRASILEIRO EM ORGANIZAÇÃO E REPRESENTAÇÃO DO CONHECIMENTO, 5., 2019. Anais [...]. Belém: ISKO BRASIL, 2019, p. 226-236. Disponível em: http://isko.marilia.unesp.br/index.php/isko/isko/paper/view/121. Acesso em: 22 out. 2020.

SCHÄFER, M. B.; LIMA, E. S. A classificação e a avaliação de documentos: análise de sua aplicação em um sistema de gestão de documentos arquivísticos digitais. Perspectivas em Ciência da Informação, Belo Horizonte, v. 17, n. 3, p. 137-154, jul./set. 2012. Disponível em: https://www.scielo.br/pdf/pci/v17n3/a10v17n3.pdf. Acesso em: 08 nov. 2020.

SILVA, L. C. Desafios da implementação da política pública de arquivos: as funções arquivísticas e o acesso à informação na Prefeitura Municipal de Vitória, ES. Orientador: Renato Pinto Venâncio. 2020. 259 f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação) – Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, Escola de Ciência da Informação da Universidade Federal de Minas Gerais, Belo Horizonte, 2020.

TRIVIÑOS, A. N. S. Introdução à pesquisa em ciências sociais. São Paulo: Atlas, 2007.

Downloads

Published

2021-03-13

Issue

Vol. 7 (2021): Iris em 2021

Section

Artigos

License

Proposta de Política para Periódicos de Acesso Livre


Autores que publicam nesta revista concordam com os seguintes termos:

  • Autores mantém os direitos autorais e concedem à revista o direito de primeira publicação, com o trabalho simultaneamente licenciado sob a Creative Commons Attribution License que permitindo o compartilhamento do trabalho com reconhecimento da autoria do trabalho e publicação inicial nesta revista.

  • Autores têm autorização para assumir contratos adicionais separadamente, para distribuição não-exclusiva da versão do trabalho publicada nesta revista (ex.: publicar em repositório institucional ou como capítulo de livro), com reconhecimento de autoria e publicação inicial nesta revista.

  • Autores têm permissão e são estimulados a publicar e distribuir seu trabalho online (ex.: em repositórios institucionais ou na sua página pessoal) a qualquer ponto antes ou durante o processo editorial, já que isso pode gerar alterações produtivas, bem como aumentar o impacto e a citação do trabalho publicado (Veja O Efeito do Acesso Livre).